30 mei Hoe gaat een sollicitatiegesprek in Japan?

Ben jij van plan om te gaan wonen en werken in Japan? En is het je gelukt een sollicitatie te bemachtigen? Gefeliciteerd! Maar wanneer je sollicitatiebrief goed is ontvangen en je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek in Japan, is het tijd voor nog meer voorbereidingen!

Kom op tijd

Het aller-aller-belangrijkste: kom niet te laat! Dit is niet alleen zo bij een sollicitatiegesprek, maar overal. Zorg er dus voor dat je de metro niet mist. En dat je weet waar je moet zijn. Zeker in grotere steden zoals Tokyo is het niet altijd even makkelijk om een adres te vinden. Vooral omdat straatnamen maar half staan aangegeven. Het is dus een aanrader om van te voren al even op te zoeken waar je moet zijn.

Uiterlijk

Hier kom je er, afhankelijk van de functie en het bedrijf, nog wel mee weg als je niet helemaal strak in pak verschijnt bij een sollicitatiegesprek. Wanneer je dit in Japan doet, kun je net zo goed thuis blijven. Een pak is een absolute must wanneer je gaat solliciteren.

Ook als vrouw zijnde wordt dit van je verwacht al mag je de broek vervangen voor een rok tot net boven de knieën. Een mantelpakje dus. Nog iets voor dames: ga niet met je benen over elkaar zitten, en houd ze ook niet wijd. Zeker niet als je een rokje aan hebt! Dit wordt gezien als ongepast gedrag.

Vermijd grote sieraden en vooral piercings en tatoeages. Tatoeages worden gelinkt aan de yakuza, de Japanse maffia. Nou zijn ze over het algemeen wat milder met buitenlanders, toch raad ik het aan niet te pronken met de beschilderingen op je lichaam. Zorg er dan ook voor dat deze, waar mogelijk volledig bedekt zijn.

Let ook goed op je sokken! De kans is groot dat je her en der je schoenen uit zult moeten trekken bij binnenkomst. Vieze, stinkende, of versleten sokken, laten een slordige indruk achter. En dat wil je voorkomen.

Niet alleen

Bereid je er ook op voor dat het voor kan komen dat je niet de enige bent tijdens het sollicitatiegesprek. Zo komen groepsgesprekken, waarbij je samen met de andere kandidaten bent, regelmatig voor bij grote bedrijven. Zij plannen dan vaak deze gesprekken in batches in. Zeker als er meerdere vacatures te vervullen zijn binnen het bedrijf.

Ben je dan ook te laat, of sluit je uiterlijke presentatie niet aan bij de groep, dan sta je dus al direct met 2-0 achter.

Documentatie

Voordat het gesprek begint is het belangrijk dat je van te voren al de juiste voorbereidingen treft. Dit betekent ook het meenemen van de juiste papieren. Deze papieren zijn o.a.: (kopie van) je paspoort of ID kaart, (kopie) van je (werk)visum of visumstatus, kopie van je CV + sollicitatie brief, en eventueel voorbeelden van je vorige werkzaamheden. Let er ook op dat je meer dan één kopie bij je hebt voor het geval je meerdere weg moet geven.

Het visite kaartje

Een visitekaartje stelt hier vaak niet zo veel voor. Ze worden snel even uitgedeeld en verdwijnen dan ergens in een zak, of verzamelbak. In Japan is het echter een erg belangrijk item, ook tijdens de sollicitatieprocedure. 

Niet alleen aan het uiterlijk van je visitekaartje zitten bepaalde regels. Ook voor het overhandigen en ontvangen van visitekaartjes is er een strikte etiquette. Lees deze informatie goed door want dit ga je geheid tegenkomen tijdens je sollicitatie gesprek!

Het moet een duidelijk kaartje, van goed papier, netjes (en dus niet gevouwen) zijn. Allerlei originele tierelantijntjes, versieringen, en andere aparte dingen, komen maar weinig voor in Japan en het is dan ook aan te raden zelf niet te extreem te gaan met je kaartje.

De informatie moet duidelijk zijn. De naam in kanji en furikana (dit zijn hiragana of katakana die boven de kanji staat zodat iemand kan zien hoe de kanji gelezen word), het bedrijf waarvoor je  werkt/ je beroep, telefoonnummer, e-mailadres zijn het belangrijkst. Een logo van het bedrijf is ook een pre.

Mocht je niet werkzaam zijn bij een bedrijf dan kun je deze informatie weg laten en vervangen door het beroep dat je graag wilt uitoefenen. Wil je het helemaal netjes doen zorg er dan voor dat op de ene kant van het kaartje alles in het Engels staat en op de andere kant alles in het Japans.

Visitekaartje overhandigen

Het overhandigen en ontvangen van een visitekaartje gaat als volgt:

Je geeft (en ontvangt) het kaartje met beide handen, met de letters naar die persoon toe, zodat die meteen kan lezen wat erop staat. Al dan niet gecombineerd met een wat lichte buiging van het hoofd. Heb je een visitekaarthouder vast? Dan kun je op twee manieren je kaartje geven. Of je pakt de houder in de linkerhand en geef het kaartje met rechts (zie hierboven), of je legt eerst het kaartje bovenop de visitekaart houder en schuift deze dan met beide duimen naar de ander toe (bekijk hier een filmpje hoe je dit het beste doet).

Prop het kaartje niet meteen in je zak, maar neem de moeite om het te lezen. Vraag eventueel als iets niet duidelijk is. Wanneer je aan tafel een gesprek voert is het gebruikelijk het kaartje voor je (links/rechts in de bovenhoek) neer te leggen en daar te laten gedurende het gesprek. Let hierbij ook op de volgorde, de persoon met de hoogste rank binnen de organisatie leg je bovenaan, gevolgd door degene met een lagere positie.

Let er ook op dat de kaartjes niet beschadigd of verbogen zijn en pas er voor op dat je het kaartje niet per ongeluk beschadigd wanneer de gever voor je neus staat. Dit word gezien als hoogst onbeleefd en kan zelfs overkomen als een directe belediging. Ga er dus ook niet op schrijven of aan een stuk papier nieten! Pas aan het einde van het gesprek kun je de gekregen visitekaartjes opbergen. Steek de kaartjes (van jezelf of van anderen) nooit los in de zak, maar doe deze in een nette visitekaarthouder. Nee, ook in je portemonnee mag niet, het moet echt een visitekaarthouder zijn.

Zorg overigens ook voor dat je altijd genoeg kaartjes in voorraad hebt en dat je die ook bij hebt! Op een vergadering kan het zijn dat je soms tientallen (!) kaartjes tegelijk uitgeeft, en zelfs meerdere kaartjes aan dezelfde persoon.

Weten wat je moet zeggen tijdens het uitwisselen van de kaartjes en alles eromheen? Op GajinPot vind je een handig artikel met enkele standaardzinnen die je niet mag missen tijdens je voorbereiding!

De eerste indruk

Wanneer je goed voorbereid (en ruim op tijd) aankomt op de locatie zal je vanzelf een wachtplek worden aangewezen. Afhankelijk van waar het gesprek plaatsvindt zit je of te wachten in een ruimte tot de interviewer komt, of je moet zelf ergens naar binnen waar de interviewer al zit.

In dit eerste geval is het belangrijk om meteen op te staan wanneer de interviewer binnenkomt, hem/haar een goede handdruk geven en jezelf voorstellen (eventueel worden er nu al kaartjes uitgewisseld), en pas gaan zitten wanneer de interviewer zelf ook gaat zitten (vaak zal deze dan ook zeggen dat je mag gaan zitten).

In de tweede situatie zul je voor je naar binnengaat eerst drie keer zachtjes moeten kloppen en “Shitsurei shimasu (失礼します / しつれいします) – excuseer mij” zeggen. Wanneer je Douzo (どうぞ) – alstublieft, vanaf de andere kant hoort komen kun je naar binnengaan.

Loop dan naar de interviewer toe, schud hem/haar de hand, overhandig eventueel je kaartje, en ga zitten wanneer de interviewer “Douzo suwatte kudasai“ (どうぞ、座って下さい/ どうぞ、すわってください) – “Neem alstublieft plaats” zegt. Neem dan plaats, schuif je stoel aan, en zorg dat je rechtop zit (met je benen tegen elkaar), en je handen op je schoot (totdat je aantekeningen maakt o.i.d.)!

Het gesprek begint

Dan kan het gesprek echt gaan beginnen. Laat de interviewer hierin de toon zetten en laat hem/haar het gesprek sturen. Neem niet zelf het initiatief maar toon respect voor de persoon tegenover je. Houdt ook hier goed de culturele verschillen in de gaten op het gebied van normen en waarden en laat zien dat je je wilt en kunt aanpassen aan de werkcultuur binnen het bedrijf.

Wil je meer handige Japanse zinnen leren of wil je meer weten over veel voorkomende vragen tijdens het gesprek? Neem dan eens hier een kijkje.

Vergeet tijdens het gesprek ook vooral niet om te glimlachen! Zelfs als je je zo beroerd als een hond voelt, of als je net een grote ruzie hebt gehad met het thuisfront, of wat je probleem ook is; je mag je lach niet verliezen. De lach op het gezicht is bij heel veel bedrijven waarvoor je werkt zelfs verplicht.

Beleefd zijn en vriendelijk lachen, op welk tijdstip dan ook. Dit is een uiterste beleefdheidsvorm en niet weg te denken van de Japanse samenleving, zo ook bij sollicitatiegesprek in Japan.

Na afloop

Afhankelijk van het bedrijf zijn er één of meerdere gesprekken, en soms ook bepaalde toetsen of opdrachten. Hier wordt je vrijwel altijd van te voren over geïnformeerd.

Na elke ronde zul je na ongeveer een week tot twee weken gecontacteerd worden. In tegenstelling tot hier is het meestal niet aan te raden zelf contact op te nemen of men al een beslissing heeft genomen. Dit kan worden opgevat als opdringend in plaats van pro-actief.

Bronnen: 1, 2, 3, 4.