Inkan en Hanko: Stempel je een weg door Japans papierwerk

Als je een bankaccount wilt openen, een contract wilt tekenen, of simpel een pakketje aan wilt nemen zet je in Japan niet alleen je handtekening; je zet daarbij ook nog een afdruk met een stempeltje een zogenaamde Inkan (印鑑) ook wel Hanko (判子) genoemd.

Deze komen in allerlei soorten en maten en bepaalde stempels zijn werkelijk onmisbaar bij bepaalde (legale) documenten zoals contracten of bankzaken. Alleen een handtekening is hierbij echt niet genoeg, en elke Japanner heeft dan ook minstens één inkan/hanko.

 

Stempelen door de eeuwen heen

Het gebruik van deze stempels gaat eeuwen terug. En het is moeilijk een definitief moment te kiezen waarop deze voor het eerst populair werden. Maar de oudste inkan lijkt te dateren van ongeveer het jaar 57 (n.Chr.). Op dat moment bracht de Chinese Keizer Guangwa een bezoek aan Japan en gebruikt hierbij zijn stempel. Vanaf daar blijft een langere periode stil rondom de stempels maar tegen de achtste eeuw werden ze veelvoudig gebruikt door de overheid en lokale ambtenaren. Met name om officiële documenten te ondertekenen.

Het was echter pas in de Meji Era (1868 – 1912) dat het gebruik van inkan verplicht werd gesteld voor alle burgers. Vanaf dat moment werd er ook een register opgesteld waar mensen hun “handtekening”moesten laten registreren.

 

Voor iedereen, desnoods op maat

Gezien de grote hoeveelheid namen en combinaties kun je in de meeste warenhuizen wel een standaard aanbod qua achternamen tegenkomen, maar wordt een groot deel van deze stempels, zeker degene voor zeer belangrijke documenten, op maat gemaakt.

Ze zijn meestal gemaakt van plastic of hout en zijn rond of vierkant, en zijn beschikbaar voor iedereen die 15 jaar of ouder is. De achternaam staat er in kanji, of bij buitenlandse namen in katakana. De algemene term voor deze is Inkan. Hanko bestaat nog wel maar is niet meer bedoelt voor niet officiële zaken.

De goedkoopste stempel (prijs is afhankelijk van het materiaal, de grootte, en wijze waarop de kanji op de stempel staat) al te krijgen voor een paar tientjes. Dit kan achter al heel snel oplopen tot een paar honderd euro voor stempels van zeer goede kwaliteit.

Eenmaal je stempel uitgekozen zul je deze officieel moeten laten erkennen bij het gemeentehuis.  Je krijgt dan een officieel papier (印鑑登録証明書inkan touroku shoumeisho) mee waarop staat dat deze stempel ook echt van jou is.

 

Eén stempel

Het is echter nog niet klaar wanneer je die ene stempel geregistreerd hebt. Dit is slechts je “Jitsuin 実印”, de stempel voor officiële en extreem belangrijk zaken. Denk bijvoorbeeld aan het tekenen van een arbeidsovereenkomst, huwelijksakte, of hypotheek.

Gezien de stempels behoorlijk fraudegevoelig zijn wordt deze slechts één keer uitgegeven per persoon. Mocht je hem toch kwijtraken kun je wel een nieuwe bestellen, maar deze is dan altijd net even anders, en daar komt een heleboel rompslomp bij kijken!

Foto door yoppy. Via Flickr.

Daarom zijn de meeste Japanners extreem voorzichtig met hun inkan en worden ze in rijkelijk versierde doosjes bewaard, die ook wel de bijnaam “doodskist” gekregen heeft. Grotendeels vanwege de vorm en de beklede binnenkant. Deze doosjes bevatten de stempel, maar ook (rode) inkt om mee te stempelen. Het complete doosje wordt meestal achter slot en grendel, in bijvoorbeeld, een kluis bewaard.

 

Minder dringend

Daarnaast zijn er nog diverse soorten inkan die je voor alledaags gebruik bij je kunt dragen. Deze worden gebruikt voor wat minder belangrijke zaken. Denk aan een adreswijzigingen of openen van een spaarrekening. Deze worden Ginkoin 銀行印 genoemd. Er gelden nog wel wat eisen voor maar hoeven niet speciaal geregistreerd te worden. De enige echte eis is dat ze je voor en achternaam moeten bevatten, en de ‘letters’ op de stempel mogen rood of wit zijn

Een nog informelere variant is de Mitomein 認印. Deze gebruik je bijvoorbeeld voor het tekenen van een pakketje of onderschrijven van een memo. Deze stempels kun je voor nog geen 100yen in de winkel kopen en hebben wat speelsere ontwerpen.

Leuk voor de manga fans is overigens dat mangaka en andere artiesten vaak ook een geheel eigen soort stempel hebben. Deze worden Gagouin 雅号印 genoemd. Dit zijn vaak vierkante ondertekeningen die rijkelijk versierd worden. Soms met traditionele kanji, andere keren met kleine illustraties. Deze zou je ook kunnen zien als een soort watermerk van de artiest.

 

Het keizerlijk stempel (天皇御璽)

En als laatste een stempel die slechts één iemand in Japan mag gebruiken: de keizerlijke stempel (天皇御璽) voor staatsdocumenten. En indrukwekkend is deze zeker! Het is een grote,vierkante stempel (bijna 10 centimeter aan elke zijde) en maar liefst 4,5 kilo, gemaakt uit puur goud.

De stempel is afgedrukt op belangrijke scripties, wetten en eigenlijk op alles wat maar met de overheid te maken heeft. De afdruk word verticaal gelezen en er staat rechts Tenno (天皇) wat keizer betekent en links gyoji (御璽) eervolle stempel. Als de stempel niet word gebruikt word deze netjes in een speciaal leren tasje opgeborgen.

In dit filmpje zie je hoe de keizer Showa (vader van huidige keizer Akihito) een belangrijk document leest, zijn handtekening zet hoe de stempel met grote zorgvuldigheid wordt gebruikt rond de 3:15 minuut. Niet zomaar een stempel dus!

 

Toekomst

Hoe lang het gebruik van de stempels echter blijft voortbestaan is onzeker. De laatste jaren zie je ze steeds minder populair worden en gaan steeds meer mensen een “normale” handtekening gebruiken. Met name omdat dit per wet al langer erkend wordt als een rechtsgeldige ondertekening, maar je er geen dure stempels voor hoeft aan te schaffen.

Daarnaast is het hanko systeem erg gevoelig voor fraude. Met name banken zien vaak misbruik door bijvoorbeeld familie van demente ouderen. Of kinderen die de hanko van hun ouders stiekem even “lenen”.

Dat gezegd te hebben worden de stempels vandaag de dag nog wel overwegend gebruikt en zal het nog lang duren voor ze helemaal verdwijnen. Zeker in wat meer traditionele of ceremoniële rollen zal de inkan waarschijnlijk nog lang gebruikt gaan worden.

 

 

Bron: 1, 2, 3.

Cover foto: via Uni.

 

Dit artikel – Inkan en Hanko: Stempel je een weg door Japans papierwerk – verscheen voor het eerst op 2 juli 2015 en is voor het laatst geüpdatet op 2 juli 2019.

Domo hajime mashite! Ik ben Hennie, een prettig gestoorde shinsengumi-tologist wiens hart verloren is aan Japan! Ruim 5 jaar heb ik in Japan gewoond en ik kom hier mijn verhalen met jullie delen!

Laat ons horen wat je te zeggen hebt!

Close
X